30 % ! C’est ce que les entreprises peuvent économiser en moyenne sur leurs dépenses télécoms à la suite d’un audit télécom efficace. En effet, un audit télécom, mené par des experts du domaine, permet de réduire les coûts par l’optimisation des systèmes de télécommunication.
De plus, les technologies télécoms et internet sont en constante évolution ainsi que les besoins des entreprises. De ce fait, pratiquer un diagnostic télécom régulièrement assure une bonne maîtrise en continu du budget télécom. Et ce, avec des systèmes toujours optimisés et performants !
Pour aider les entreprises à réaliser des économies sur ce poste de dépenses important, les experts BBZ Conseil, cabinet expert en optimisation des coûts, ont développé une méthodologie pour mener un audit télécom efficace. Elle a déjà fait ses preuves auprès de nombreuses sociétés et aujourd’hui, cette expertise est partagée avec vous.
De l’analyse de l’ensemble des coûts de télécommunication au contrôle de résultats en passant par le diagnostic, un audit télécom chez BBZ Conseil se déroule en 8 étapes. Laissez-vous guider !
Étape 1 de l’audit télécom : la collecte d’informations et de données
Pour bien démarrer un audit télécom, il est nécessaire d’analyser la situation actuelle de l’entreprise, de faire un état des lieux de la consommation télécom et internet. Celle-ci varie en fonction des usages de l’entreprise et de l’opérateur télécom.
Pour prendre connaissance de l’environnement télécom, une collecte exhaustive de données et d’informations est nécessaire. Ces données sont issues des factures émises par l’opérateur pour les lignes fixes, la téléphonie mobile, mais aussi les services internet. Les informations recherchées, quant à elles, concernent les différents contrats qu’il est possible de rencontrer : location, leasing, abonnement, maintenance… Avec ces documents, on obtient une estimation fiable des coûts fixes et variables ainsi que les dates d’échéance, les conditions de renouvellement et de résiliation, par exemple.
Étape 2 : la cartographie
À la collecte de données s’ajoute la cartographie des moyens télécoms présents dans l’entreprise et ses différents usages. Un inventaire des équipements télécoms est réalisé et la répartition du matériel ainsi que son utilisation par les différents collaborateurs sont soigneusement examinés.
Cette étude est indispensable pour la suite de l’audit télécom et complète la première étape.
Étape 3 : le diagnostic télécom
Grâce à toutes les données et informations collectées précédemment, une vue d’ensemble se dégage et nous pouvons alors procéder au diagnostic. Ce dernier est à la fois technique, fonctionnel, contractuel et financier. Il permet de répondre précisément aux questions suivantes :
- Les moyens télécoms mis en œuvre dans l’entreprise sont-ils correctement dimensionnés pour celle-ci ?
- Quels sont les points faibles dans les dépenses de téléphonie ?
- Quels sont les points forts actuellement ?
Étape 4 : les préconisations d’optimisation
À cette étape de l’audit, un rapport est émis. Celui-ci contient l’étude, le diagnostic complet et l’ensemble des préconisations proposées afin d’améliorer le système de télécommunication et d’optimiser les coûts télécom.
Pour donner quelques exemples de pistes d’optimisation, il peut s’agir :
- d’un contrôle de la facturation à la recherche d’erreurs,
- d’une rationalisation du matériel,
- d’une renégociation de contrat,
- ou encore d’un changement d’opérateur télécom…
Étape 5 : de l’audit télécom : le conseil par nos experts
Les préconisations soumises lors de l’étape précédente sont complétées avec nos conseils. Notre connaissance du secteur des télécoms nous permet d’anticiper les évolutions et d’adapter les nouvelles technologies. Nous partageons donc nos conseils avec nos clients aussi bien sur ces évolutions techniques que sur la réalisation d’économie.
Pour les accompagner le plus efficacement possible et les aider dans leurs prises de décision, nous pouvons aussi modéliser les différentes solutions que nous préconisons et les comparer sur les plans technique, fonctionnel et financier.
Étape 6 : la prise de décision (Go/NoGo)
C’est à cette étape que l’entreprise prend sa décision quant à la poursuite de l’audit télécom. Et plus précisément, sur la mise en œuvre des recommandations soumises à l’étape 4 !
Pour s’aider dans sa prise de décision, elle peut se baser sur le rapport d’audit et les conseils dispensés en toute transparence par nos experts. L’entreprise peut choisir de valider toutes les préconisations ou seulement, une partie, au cas par cas.
Étape 7 : la mise en œuvre des préconisations de l’audit télécom
À ce moment du processus d’audit, les préconisations validées par l’entreprise sont mises en application.
Selon les besoins identifiés, les différents fournisseurs de téléphonie sont sollicités. En effet, faire jouer la concurrence et comparer les solutions du marché est un excellent moyen de réduire les coûts. Il peut également s’agir d’une renégociation des différents contrats avec l’opérateur. L’établissement de cahiers des charges pour l’achat ou le remplacement des moyens télécoms est un autre exemple possible.
Étape 8 : le contrôle des résultats de l’audit télécom
Ultime étape de l’audit, le contrôle des résultats !
Après la mise en application des recommandations, il est important de vérifier que les résultats sont bien au rendez-vous.
Pour cela, vos factures avant/après audit vous aideront. Vous serez alors en mesure de déterminer le montant des économies engendrées par l’optimisation de votre téléphonie professionnelle. Vous pourrez aussi juger de son efficacité.
Pour résumer le déroulement d’un audit télécom, vous pouvez retrouver toutes les étapes synthétisées sur notre infographie !
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