Imprimantes / MFP : Comment optimiser vos achats

Équiper ses collaborateurs de façon rationnelle et optimisée en MFP génère de petits ruisseaux quotidiens et de grandes rivières d’économies pluriannuelles. Par manque de connaissance de leurs réels besoins et des spécificités des parcs de copieurs, les entreprises tombent souvent dans le piège de discours commerciaux bien huilés. Elles ont, par exemple, tendance à se focaliser sur la vitesse intrinsèque du copieur en mettant de côté les véritables paramètres essentiels d’un achat efficace, économique et de qualité.

Comment faciliter la vie de vos équipes en choisissant les bons MFP pour votre entreprise ? Voilà une question concrète qui nécessite du discernement et des conseils éclairés pour ne pas tomber dans les pièges des vendeurs de parcs de copieurs et d’imprimantes. Leur grand jeu, c’est en effet de commercialiser des machines qui présentent une vitesse élevée, soi-disant pour faire gagner du temps à vos collaborateurs. En effet, plus un photocopieur va vite, plus il est cher. Entre un copieur de 25 pages à la minute et une machine offrant une rapidité de 70 pages en soixante secondes, il y a un monde en termes de prix. Or, cette différence significative de tarif ne se traduit pas, au quotidien, par un gain de temps manifeste pour vos salariés. Pourquoi ? Parce qu’au-delà de la vitesse d’impression, un autre élément est primordial dans le choix de cet outil de travail : l’usage de vos machines.

Bien diagnostiquer son usage

Si vos salariés ont l’habitude d’imprimer régulièrement des documents de 5 pages, mieux vaut opter pour un petit copieur. En effet, entre une puissance de 45 et une puissance de 60 pages à la minute, vos collaborateurs gagneront deux secondes seulement pour une impression de 5 pages. Que vous achetiez l’un ou l’autre des copieurs, l’effet sera totalement neutre. En revanche, s’ils impriment 100 pages, ils vont économiser 30 secondes. Donc si leur habitude est d’imprimer de gros volumes, il devient intéressant d’investir dans des machines rapides. L’expérience montre toutefois que la plupart des salariés impriment, en réalité, entre 5 et 10 pages en format A4, guère davantage.

Éviter les surcoûts sans bénéfice

La plupart des entreprises sont donc souvent suréquipées. Ce qui, outre le surcoût à l’achat, induit divers inconvénients en termes de dépenses énergétiques, de bruit et d’encombrement des bureaux. A titre d’exemple, la consommation énergétique d’un copieur de 60 pages à la minute, par rapport à un copieur deux fois moins rapide, équivaut à celle d’un grille-pain, sur sa durée d’utilisation. Au-delà de l’aspect environnemental, à l’échelle d’un parc de plusieurs copieurs, le gain économique généré en choisissant les bons modèles, est significatif.

Investir de façon rationnelle

Bien souvent, les entreprises ont tendance à se focaliser sur la vitesse intrinsèque et à méconnaître les autres véritables critères pour investir de façon rationnelle : la durée de vie des consommables, par exemple, ou le délai de sortie de veille et de programmation. Sur certains modèles, la sortie du mode sommeil prend parfois plusieurs dizaines de secondes. Le matin, quand vos salariés sont pressés, cette période d’attente est longue… Faire le bon choix nécessite donc du recul et des connaissances sur les différentes gammes des marques. Par exemple, il n’est pas rare d’entendre des commerciaux conseiller aux entreprises d’investir dans de puissants copieurs au motif qu’ils seront plus robustes. Or, souvent, les moins rapides et donc les moins chers, sont strictement identiques aux autres. Ils ont simplement été bridés.

Faire appel à des experts

Sur ces sujets minutieux et pointus, n’hésitez pas à vous faire accompagner par des experts comme BBZ Conseil, pour faire gagner du temps et de l’argent à votre société. Car maîtriser les spécificités complexes des parcs de MFP est source d’économies conséquentes.